新聞稿發給誰？怎麼發？看得到？
單純以 Word、PDF 文件形式發送的新聞稿，可能不會像純文字的新聞稿那樣直接有效。
為什麼？身為已在媒體累積多年經歷的記者，每天將收到數十封甚至上百個投稿的電子郵件，媒體官網的投稿信箱更是數以百千計的郵件量。想像一下，早上起床打開手機網路，叮咚聲不絕於耳，通訊軟體、信箱滿滿的新訊息，如果你是記者，你會怎麼做？ – 將訊息和信件一一選取，再按下刪除鈕。那麼該怎麼做，讓我的商業訊息可以被媒體看到一眼呢？
媒體特性、記者名單
如果您心中已經有發送媒體的目標，您該去認識那個媒體的特性，比如您是財經行業，那你不太可能發給 VOGUE，您在藝人經紀公司工作，那專營財經的路透社也不會是您的發送標的。在日常的各種活動上總會遇到媒體記者，您可以與他們交談或在適當的時候做做公關 (或許可以邀請他們試用看看公司產品、體驗公司服務或其他不違法的方式讓他加深印象)，累積您的媒體記者名單；有些人也可能透過公關公司購買記者聯繫方式，但專家們不會認為這是好方法，他會賣你名單，也會賣其他人，當大家都有這些名單，記者的信箱早已滿滿垃圾郵件，相信您寄送的新聞稿只是垃圾收件匣的一部分，甚至他們早已不使用這個信箱。
故事主軸
仔細閱讀這些目標媒體網站後，就該開始思考想法了。但是不要站在您公司的角度講述單調的寫著流水帳，您該考慮媒體希望看到的故事類型，仔把您的內容經過包裝，朝那個方向去提供內容。儘管每個媒體都不同，但依據經驗，任何媒體都比較關注「有關聯」的新聞，例如：地方性媒體對於在同一個區域的新聞比較有興趣、與時事相關的新聞、財經媒體對於某公司在美國上市的興趣大於公司請了明星當代言人…等。
讓您公司存在新聞記者想探索的好奇點，您通常需要做一些有趣的事情：例如舉辦活動、與慈善活動連結、請來記者有興趣的名人。越不平凡的驚喜，越有可能獲得報導。
第一時間提供
記者收到新聞稿時，第一個思考的點可能是：我的讀者現在或未來需要這個消息嗎？”新”聞媒體對”舊”聞通常不抱太大興趣。掌握最佳時機發出新聞稿，提高被報導的機會。
發送方式
大部分媒體提供多元化的新聞稿接收方式，比如：E-mail、網站投稿、電話、傳真，甚至可以用簡訊、LINE…等通訊方式提供訊息。
引人入勝的標題和描述
每天的新聞很多，獨一無二的新聞難得。讓記者覺得這個訊息值得報導、可以吸引眾多讀者的興趣。一個獨家、和讀者息息相關且有數據佐證的訊息很容易被編輯看見，「”獨家”XXX公司發表世界第一顆XX癌症藥物，治癒率達95%」，上新聞的機率會不會很高呢？眼尖的編輯常常會注意到這些重點：
- 排他性、稀有性
- 和讀者關聯性高
- 有趣的照片和圖形
- 獲得難以觸及的人事物
- 令人信服的研究數據
重點放在本文，而非附件
把重點寫在郵件本文，而不是郵件中沒寫幾個字而附上大量的 WORD 或 PDF 檔。電子郵件普及前，在附件附上豐富的資料，對於信件量不多的記者非常便利。如今，郵件氾濫加上電腦病毒肆虐，許多人不喜歡打開不認識的人寄的郵件附件。或許您應該在信件本文中用簡潔有力的文字傳達故事吸引記者，附件中附上補充資料與照片，他們有興趣時自然會開啟。
寫重點且簡潔易讀
對於信箱天天爆滿的編輯而言，他們大多先看郵件標題，有興趣的話再用很短的時間瀏覽內容。公關必須在簡短的文字中把重點講完，Twitter 發文形式的 140 個英文字或 70 個中文字的限制撰寫型態很適合發新聞稿時使用。一個國際媒體資深記者每天收到 100 封投稿，每封信 500 字，誰有如此閒暇閱讀這五萬字和數百張照片呢！
要打電話確認嗎？
知名度很高的媒體，編輯每天要處裡的信件和新聞已經很煩心了，如果您是編輯的話可能也不想於忙到天旋地轉時還有數不清的電話鈴聲打擾。除非和編輯或記者熟識，打電話可能不會有太多幫助。
媒體並不是為了你的企業而存在。相反的，記者或編輯們試圖獲得獨家有趣的故事，它們值得向讀者發布，媒體希望這些新聞能吸引到讀者的閱讀或點擊。什麼是感興趣的內容？仔細想想您對什麼內容深感興趣，將您企業的訊息包裝成不平凡且有價值的新聞或事件。
